平凡サラリーマンからの脱出〜何ものにも依存せずに生きるには〜.com

読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

平凡サラリーマンからの脱出〜何ものにも依存せずに生きるには〜

お金にまつわる話、また自分らしく生きるための意見を発信するブログ

飲み会の幹事を無難に終わらせるコツ~社会人若手のあなたへ~

こんにちはKJです!
皆さま社会人になってから飲み会の幹事を任された経験はあります
でしょうか?
 
私は会社でのイベントがあると結構幹事をやらされることが多いです。
始めはとても面倒ですが、慣れてくるとルーティーン化してきます。
 
こういうポイントを押さえておけばそれなりに無難に飲み会を済ませら
れるというところを記載したいと思いますので、これから会社などで
飲み会の幹事を行う予定の方などは参考にしていただければ幸いです。

まずはその団体の慣例を重んじる

何かしらの飲み会の幹事を任せられた際に、今まで行われてきた定期的な飲み会などの形式を参考にしましょう。人数、開始時間、終了時間、開催場所など参考にできる点が多いはずです。
 
何なら最悪前回の飲み会の形式をそのまんま踏襲することも皆が許せばありだと思います。そうすれば幹事の負担は一気に減りますね。
 
雰囲気的に「前回もここで飲み会だったし、良いんじゃない?」と思ってくれそうな方が多いならぜひそうしましょう。
 
ただ、前回の飲み会の形式を踏襲できない場合は別途考えなきゃいけないですね。

会社の権力者に事前に日程、場所の確認を入れる

これは会社の飲み会で幹事を行ううえではずせないですね。
どのような飲み会になるか分からないですが、飲み会参加者で偉い人を呼ばなければならないときは優先的に偉い人の日程確保&場所の確認を行いましょう。
 
これは言わずもがなですが、役職上位者を呼ぶ予定なのであれば先にその人達の予定を押さえていないと誰かしらからバッシングを食らう可能性が高いです。役職上位者だけでなくその他飲み会において存在感が大きい重鎮系の方も押さえちゃいましょう。
 
また、日程確認の際に場所の候補もいくつか決めたうえで相談した方がベターです。
自分としてある程度場所を決めているのであれば
「この場所で飲み会開こうと思うんですけどいかがでしょうか?」
と聞いてみてください。OKが出ればその場所にしちゃいましょう。
 
これは先にえらい方の了承を得ることで、後から場所について文句を言ってきた方に対して「偉い人に事前に相談したうえで決めた場所です。」と言えるメリットがあります。
 
これが言える事により、周りが文句を言いづらくなるのと、自分だけの責任ではないことがアピールできるのでぜひ余裕がある場合はやっておきましょう。笑

開催場所、日程候補を周囲に通知する

上記の偉い人に参加可能候補日を聞いたうえで周りに候補日程でどこが参加可能か聞きましょう。
そこで参加者が多い日程に決めて、再度最終通知を参加者全員に展開してください。
 
また、メールで送った場合は中々返信してくれない人がいると思うので、メールを展開する際には「○日までに返信してください。」と期日を区切ってください。
 
そうすることで大多数は期日を意識して返信をくれるようになります。また、それでも返信してくれない方には直接聞いてみましょう。
「返信が無い方は参加とみなします。」といった文言を加えても良いかもしれないですね。
 
返信も待ってられず早く人数を確定させたいという状況であればメール送信のあとに周りに参加可能か直接聞いてまわって下さい。

日程、場所の決定を行ったら素早く予約する

これも当然ちゃ当然ですが、飲み会の幹事を行うと決まったらすぐに日程確定をして場所の予約をしましょう。
日程と場所が決まっても既に予約いっぱいで場所の確保ができなかったとなっては最悪ですよね。
 
これは結構私もやりがちでした。人数が多ければ多いほど特に場所の確保が難しくなるので日程が決まったのであればすぐに居酒屋に電話してください。まずは大体の人数だけ教えて、人数確定したら前日くらいに再度伝えましょう。
 
「大体○人くらいの想定ですが、多少の増減がありそうなので再度前日に連絡します。」という旨を伝えれば会話もスムーズにいくと思います。
もしかしたら場所によっては2日前には連絡欲しいというかもしれないですが、そこは素直に聞き入れて期日に合わせて人数を確定させましょう。

飲み会費用は事前徴収する

飲み会費用は事前に参加者から徴収しましょう。
事前徴収することで会計をスピーディに行えるのと、当日キャンセルによる金額不足を防ぐことができます。
 
飲み会の場で費用徴収していては会計の時に大変もたつきます。お釣りもちょうど良く準備しなければならないですし面倒ですよね。
 
また、業務の都合などで飲み会の当日キャンセルが発生することは多々あります。その際に事前に費用を徴収していないとそのキャンセル分の費用を誰かが補てんしなければなりません。
後日に飲み会に参加していない人に費用をもらいにいくのもあまり気分が進まないですよね。
上記のような不安要素をなくすために、日程、場所、参加者が確定次第、事前に費用を徴収しましょう。
 
費用の決め方については周りに相談してみてください。歓送迎会などであれば基本的に歓送迎される主賓の方は無料、もしくは少額になるはずです。今までの慣例を確認したうえで偉い方に費用の分配については相談して、Excel表などでまとめましょう。

飲み会中の段取りをある程度考える

身内でわいわい飲む分には正直意識する必要は無いと思いますが、歓送迎会などでは歓送迎対象者とそのコミュニティでの偉い人(部長など)の一言挨拶の時間を設けましょう。
 
これは飲み会の趣旨によって変わる部分かと思いますが、乾杯の挨拶、締めの挨拶を誰に依頼するか決めて、飲み会中盤~終盤でしかるべき人の挨拶の時間を設けてください。
 
今までの慣例で自分が歓迎会の時はどういった段取りだったか、他の飲み会ではどういう進行だったかを参考に考えて下さい。
 
段取りを考えることで飲み会中のグダりを減らすことができるのと、しっかり終了時間を意識することで変に飲み会がだらだら続く事を防ぐことができます。
 
また、挨拶をしてもらう方に事前に依頼しておいてください。これは飲み会中で構わないと思いますが、「もう30分程度したら挨拶お願いするのでよろしくお願いします。」と伝えましょう。
 
さすがにいきなり挨拶をお願いしても、お願いされた側は困ってしまうと思うので事前に伝えておいた方がベターです。

まとめ

今回は飲み会の幹事で注意すべきポイントについて記載しましたが、やっぱり幹事って面倒ですよね。
幹事好きの方は良いですが、私のように調整毎が嫌いなタイプには苦痛でしか無いです。笑
 
飲み会の幹事も仕事だと割り切りましょう。極力自分の負担を減らすように効率的かつ無難に幹事を終わらせましょう。
 
飲み会の幹事くらい無難にできないのも何か嫌ですしね。これから幹事を行う予定の方はぜひ今回の記事を参考にしてみてください。